プライバシーポリシー

ウィンワークス株式会社（以下「弊社」といいます。）は、高度情報通信社会における個人情報保護の重要性を認識し、以下の方針に基づき個人情報の保護に努めることを宣言します。

本方針において「本サービス」とは、弊社が提供する勤務シフト管理サービス「WINWORKS One」及びこれに関連して弊社が提供するサービスをいいます。

第１条（事業者の名称、住所及び代表者の氏名）

弊社の名称、住所及び代表者の氏名は、次のとおりです。

名称　　ウィンワークス株式会社
住所　　〒100-0014　東京都千代田区永田町2-9-6　十全ビル804
代表者　代表取締役　森　庸輔

第２条（個人情報の取得について）

弊社は、適法かつ公正な手段によって、個人情報を取得します。

第３条（個人情報の利用目的）

弊社は、個人情報を次の目的の範囲内で利用します。
（１）　本サービスの提供、運用、保守及びサポート
（２）　弊社又は本サービスに関するお問い合わせ、ご相談への対応
（３）　サービス利用契約その他の契約の締結及び履行、料金の請求並びに支払
（４）　本サービスの改善及び新たなサービスの開発
（５）　本サービス及び弊社の事業に関する情報の提供、御案内の送付
（６）　従業者の雇用管理及び採用選考
（７）　法令に基づく対応その他前各号に付随する業務
弊社は、個人情報を、取得の際に示した利用目的の範囲内で、業務の遂行上必要な限りにおいて利用します。
弊社は、前二項に定める範囲を超えて個人情報を利用する場合には、あらかじめ本人の同意を得ます。

第４条（お客様から取扱いの委託を受けた個人データ）

弊社は、本サービスの提供に関連して、お客様から個人データ（お客様の従業者の氏名、所属、勤務に関する情報等）の取扱いの委託を受けることがあります。
弊社は、前項の個人データを、お客様との契約に定める範囲並びに本サービスの提供及びこれに関するサポート業務その他の支援業務の遂行に必要な範囲においてのみ取り扱い、これ以外の目的に利用しません。
第１項の個人データについて、弊社は開示、訂正、利用停止等を行う権限を有しないため、これらの求めは委託元であるお客様にお申し出ください。弊社に対して求めがあった場合の取扱いは、ＷＩＮＷＯＲＫＳサービス利用約款の定めるところによります。

第５条（個人情報の第三者提供について）

弊社は、法令に定める場合及び捜査機関から要請を受けた場合を除いて、個人情報を、事前に本人の同意を得ることなく、第三者に提供しません。
個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って提供する場合及び合併その他の事由による事業の承継に伴って提供する場合は、前項の第三者への提供に該当しません。

第６条（委託先の監督について）

弊社は、個人情報の取扱いを第三者に委託する場合には、当該第三者について厳正な調査を行なった上で、秘密を保持させるために適正な監督を行います。

第７条（外国にある第三者への提供について）

弊社は、弊社の事業の遂行にあたり、外国にある事業者が提供するサービスを利用し、当該事業者（以下「サービス提供事業者」といいます。）に個人データの取扱いを委託します。サービス提供事業者の名称、所在国及び業務の内容は、別表のとおりです。別表は、弊社ウェブサイト（https://www.win-works.com/privacy-policy-appendix）に掲載します。
弊社は、前項のサービス提供事業者が、個人情報の保護に関する法律施行規則第１６条に定める基準に適合する体制を整備していることを確認した上で、当該サービス提供事業者との間で、入力されたデータを当該サービス提供事業者の機械学習に利用しないこと、秘密保持、アクセス制御、再委託の管理、データの削除及び返却並びに事故発生時の報告等に関する契約上、技術上及び運用上の相当措置を講じます。
弊社は、相当措置の継続的な実施を確保するため、サービス提供事業者における個人データの取扱状況及び相当措置の実施状況を定期的に確認するとともに、当該外国における個人情報の保護に関する制度の有無及びその内容の変更を把握します。相当措置の継続的な実施を妨げる事由が生じた場合には、必要かつ適切な措置を講じ、当該事由の解消が困難であるときは、当該サービス提供事業者への個人データの提供を停止します。
本人は、弊社が外国にある第三者に個人データを提供する場合において、弊社に対し、次に掲げる事項について情報の提供を求めることができます。求めの方法は、第１２条に定めるところによります。
（１）　当該第三者による第２項に規定する体制の整備の方法
（２）　当該第三者が実施する相当措置の概要
（３）　第３項の確認の頻度及び方法
（４）　当該外国の名称
（５）　当該第三者による相当措置の実施に影響を及ぼすおそれのある当該外国の制度の有無及びその概要
（６）　当該第三者による相当措置の実施に関する支障の有無及びその概要
（７）　前号の支障に関して弊社が講ずる措置の概要
弊社は、前項の求めを受けたときは、遅滞なく情報を提供します。ただし、情報を提供することにより弊社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合には、その全部又は一部を提供しないことがあります。この場合、弊社は、遅滞なくその旨を本人に通知し、その理由を説明します。
サービス提供事業者が所在する外国における個人情報の保護に関する制度については、個人情報保護委員会が公表する資料（別表に記載のＵＲＬ）をご参照ください。

第８条（本サービスにおける人工知能（ＡＩ）の利用について）

弊社が提供する勤務シフト管理サービスにおける勤務シフトの作成は、数理最適化（数理計画法）による処理であり、ＡＩを利用するものではありません。
弊社がＡＩを利用するのは、本サービスに関するサポート業務及び本サービスとは別に受託する支援業務（有償・無償を問いません。初期設定の支援、運用に関する相談への対応、勤務シフトに関するルールの設定作業等をいいます。）に限られます。
ＡＩは、勤務シフトの計算及び勤務シフトの確定に関与しません。勤務シフトの条件設定及び運用に関する決定並びに勤務シフトの確定は、お客様が行うものとします。

第９条（安全管理措置について）

弊社は、個人情報の正確性を保ち、これを安全に管理します。
弊社は、取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の安全管理のため、次の措置を講じます。
（１）　基本方針の策定：本方針を策定し、公表します。
（２）　組織的安全管理措置：代表取締役を個人情報保護管理者とし、個人情報の取扱いに関する規程を整備するとともに、取扱状況を定期的に点検します。また、個人データの漏えい等の事案の発生に備え、報告連絡体制を整備します。
（３）　人的安全管理措置：役員及び従業員に対し、個人情報の保護及び適正な取扱いに関する教育を定期的に実施します。
（４）　物理的安全管理措置：事業所は施錠により管理し、鍵は役員が管理します。機密情報を含む紙媒体は施錠可能な什器に保管します。業務用端末は管理ソフトウェアの管理下に置き、離席時の画面ロック及びパスキーによる認証を必須とすることにより、端末に物理的に接触した者による情報へのアクセスを防止します。個人情報を含む紙媒体を廃棄する場合は、シュレッダー又は機密文書処理の専門事業者による処理サービスによります。
（５）　技術的安全管理措置：通信の暗号化（ＴＬＳ）、保存データの暗号化、アクセス制御及びセッション管理を実施します。業務システムへのアクセスは、認証基盤への統合により、フィッシング耐性のある認証を経た、管理下にある端末からのものに限定します。また、外部からの不正アクセス及び不正ソフトウェアから個人データを保護する仕組みを導入します。
（６）　外的環境の把握：本サービスの稼働に用いる基盤は日本国内に所在します。弊社は、業務の遂行にあたり、第７条第１項のサービス提供事業者を通じて外国において個人データを取り扱います。取り扱う外国の名称は別表のとおりであり、当該外国における個人情報の保護に関する制度については、別表の注４に掲げる資料をご参照ください。弊社は、これらの制度を把握した上で、必要かつ適切な措置を講じます。

第１０条（個人情報の保存期間について）

弊社は、利用目的の達成に必要な期間、個人情報を保存し、利用する必要がなくなったときは、これを遅滞なく削除するよう努めます。
弊社は、個人情報を、その保管の形態に応じ、次のとおり管理します。
（１）　お客様ごとに区分して保管する情報：本サービスにおいて取り扱う情報（検証等の目的で作成した複製を含みます。）及びお客様ごとに区分して保管する業務上の情報は、サービス利用契約の期間中保存します。契約の終了後は、終了の日から３ヶ月以内に、当該お客様に係る情報を削除し、又は特定の個人を識別することができない状態に加工します。複数のお客様の情報を同一の基盤において取り扱う場合には、システムの構成上、当該お客様に係る情報のみを選択して消去することができないため、加工の方法によります。いずれの処理を行った場合も、当該情報を復元することはできません。ユーザーアカウントに係る情報は、当該アカウントの削除後速やかに削除します。バックアップに保存されたものについては、バックアップの保持期間の経過により順次消失します。
（２）　やり取りの記録として蓄積される情報：お問い合わせの履歴、電子メールその他の連絡の記録は、時系列に蓄積されるものであり、お客様ごとに区分して抽出することが技術的に困難であるため、契約の終了後も、お問い合わせへの対応の品質の維持及びサービスの改善のために必要な期間保存します。これらの情報を取り扱うことができる者は、当該業務に従事する者に限定します。
アクセスログ（ＩＰアドレス、操作日時等）は、不正利用の防止、セキュリティの確保及び権利侵害への対応のため、取得から一定の期間保存した後、法令上の保存義務がある場合を除き削除します。

第１１条（漏えい等が生じた場合の対応について）

弊社は、個人データの漏えい、滅失、毀損その他の個人データの安全の確保に係る事態が生じた場合には、法令の定めるところにより、個人情報保護委員会への報告及び本人への通知を行います。
お客様から取扱いの委託を受けた個人データについて前項の事態が生じた場合には、弊社は、速やかに委託元であるお客様に通知します。

第１２条（開示・訂正・利用停止・消去等の求めについて）

弊社は、本人が自己の個人情報について、開示・訂正・利用停止・消去等を求める権利を有していることを認識し、これらの要求ある場合には、異議なく速やかに対応します。ただし、法令に違反する場合、本人又は第三者の生命・身体・財産その他の権利を害すると弊社が判断した場合及び弊社の業務の遂行に著しい支障を及ぼす恐れがあると弊社が判断した場合は除きます。
本人は、弊社に対し、第７条第４項に定める事項について情報の提供を求めることができます。
前二項の求めは、第１３条に定める窓口に対し、電子メール又は書面により行うものとします。
弊社は、求めを行う方が本人又はその代理人であることを確認するため、本人確認に必要な書類の提示又は送付を求めることがあります。
開示等の求めに係る手数料は、無料とします。
利用目的の通知及び開示の求めに対しては、原則として書面又は電磁的記録の提供により回答します。

第１３条（お問い合わせ及び苦情の申出先）

弊社の個人情報の取扱いに関する御意見、御質問、開示等の求め及び苦情の申出は、次の窓口にて受け付けます。
- ウィンワークス株式会社　個人情報相談窓口
- 〒100-0014　東京都千代田区永田町2-9-6　十全ビル804
- メールアドレス：administration@win-works.com
弊社は、認定個人情報保護団体に加入していません。

第１４条（Cookie等の利用について）

弊社ウェブサイトでは、ウェブサイトの表示及び機能の維持のためにCookieを使用します。また、ウェブサイトの利用状況を把握し、その改善に役立てるため、アクセス解析にCookieを使用します。
前項により取得する情報には、閲覧されたページ、閲覧日時、参照元、利用された機器及びブラウザの種類等が含まれます。これらの情報は統計的に処理し、特定の個人を識別する目的では利用しません。
前二項のCookieの使用は、ブラウザの設定により無効にすることができます。ただし、無効にした場合、弊社ウェブサイトの一部の機能が利用できなくなることがあります。
本サービスにおいては、ログイン状態の維持及びセッションの管理のためにCookieを使用します。これらは本サービスの動作に必要なものであり、アクセス解析又は広告配信を目的とするものではありません。無効にした場合、本サービスをご利用いただくことができません。

第１５条（組織・体制）

弊社は、代表取締役を個人情報保護管理者とし、個人情報の適正な管理を実施します。
弊社は、役員及び従業員に対し、個人情報の保護及び適正な管理方法についての研修を実施し、日常業務における個人情報の適正な取扱いを徹底します。

第１６条（個人情報保護コンプライアンス・プログラムの策定・実施・維持・改善）

弊社は、この方針を実行するため、個人情報保護コンプライアンス・プログラム（本方針、「個人情報保護規程」及びその他の規程、規則を含む）を策定し、これを弊社従業員その他関係者に周知徹底させて実施し、維持し、継続的に改善します。

第１７条（本方針の改定）

弊社は、法令の改正、事業内容の変更その他の事由により、本方針を改定することがあります。改定後の本方針は、弊社ウェブサイトに掲載した時から効力を生じます。
第７条第１項の別表は、本方針とは別のページに掲載します。別表の記載事項の変更は、弊社ウェブサイトに掲載した時から効力を生じます。
弊社は、別表の変更の履歴を、変更の日から３年間、弊社ウェブサイトにおいて参照することができる状態に保持します。

以上

平成１９年１２月１日　制定
令和８年１０月１日　改定

ウィンワークス株式会社
代表取締役　　森　庸輔

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